Inspecteur

L’inspecteur contient des outils permettant de modifier vos actions, projets et tags.

Lorsque des éléments sont sélectionnés dans la structure ou la barre latérale, l’inspecteur présente automatiquement des champs pertinents pour les éléments sélectionnés. Cliquez sur le bouton Inspecter dans la barre d’outils Bouton Inspecter (l en italique dans un cercle) ou choisissez Afficher/Masquer l’inspecteur dans le menu Affichage pour afficher ou masquer l’inspecteur.

Partie supérieure de l’inspecteur avec un projet sélectionné.

Ce chapitre vous explique la finalité et la fonction des différentes sections de l’inspecteur et des options qu’elles contiennent pour modifier vos éléments OmniFocus.

Chaque section de l’inspecteur possède un triangle d’affichage Triangle d’affichage placé à côté de chaque titre de section dans l’inspecteur. à côté de son nom. Cliquez sur ce triangle pour réduire ou développer la section.

Titre

Chaque élément ou tag que vous ajoutez à OmniFocus possède un titre que vous pouvez modifier dans cette section de l’inspecteur.

Section Titre de l’inspecteur.

Sélectionnez le texte du titre dans l’inspecteur pour le modifier.

La plupart des flux de travail utilisent les titres d’élément pour représenter des tâches réalisables – action autonome, étape de projet ou objectif même du projet.

En revanche, les titres de tag représentent généralement des personnes, des lieux, des choses ou des situations pertinentes pour l’exécution des tâches disponibles.

Type et état

Utilisez cette section de l’inspecteur pour définir des attributs propres au type et à l’état des éléments sélectionnés dans la structure.

Le nom de cette section change en fonction de ce que vous sélectionnez.

Élément de boîte de réception

La section Élément de boîte de réception apparaît lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs éléments de boîte de réception ou groupes d’éléments.

Section Élément de boîte de réception de l’inspecteur.

Cette section comprend les attributs suivants :

État : commutateur permettant de définir l’état de la sélection. Les groupes et les éléments de boîte de réception peuvent être Actifs, Terminés ou Abandonnés.
Drapeau : le drapeau peut être vide (sans drapeau), complètement orange (avec drapeau), à moitié rempli (sélection mixte) ou avec un pourtour orange (drapeau hérité). Cliquez dessus pour attribuer l’état « avec drapeau » à la sélection ou lui retirer cet état.

Lorsqu’un drapeau est ajouté à un élément de boîte de réception, il apparaît dans la perspective Avec drapeau. Si un drapeau est ajouté à un groupe d’éléments, tous les éléments de ce groupe héritent du drapeau.
Type (groupes d’éléments uniquement) : cet interrupteur permet de déterminer le type du groupe. Les groupes d’éléments peuvent être parallèles ou séquentiels.
Projet : ce champ permet de définir le projet des éléments. Pour les groupes et les éléments de boîte de réception, ce champ est vide ; lorsqu’un projet est associé à un élément de boîte de réception, ce dernier quitte généralement la boîte de réception (ce comportement dépend de vos préférences Organisation).

Vous pouvez associer un projet à la sélection en saisissant son nom dans le champ ou en cliquant sur la flèche vers le bas pour afficher une liste. Pour créer un projet destiné à la sélection, saisissez-le dans le champ, puis choisissez Créer [nom du nouveau projet] (ou appuyez sur les touches Commande-Retour). Cliquez sur Aller au projet pour ouvrir le projet associé dans la perspective Projets.
Terminer avec dernière action (groupes d’éléments uniquement) : cette case à cocher détermine si l’état du groupe devient automatiquement Terminé lorsque le dernier élément est terminé. (Si elle n’est pas cochée, l’état du groupe doit être réglé manuellement sur Terminé.)

Actions

La section Actions apparaît lorsque vous sélectionnez des actions ou des groupes d’actions (à travers un nombre quelconque de projets).

Section Actions de l’inspecteur.

Cette section comprend les attributs suivants :

État : commutateur permettant de définir l’état de la sélection. Les actions et les groupes peuvent être Actifs, Terminés ou Abandonnés.
Drapeau : le drapeau peut être vide (sans drapeau), complètement orange (avec drapeau), à moitié rempli (sélection mixte) ou avec un pourtour orange (drapeau hérité). Cliquez dessus pour attribuer l’état « avec drapeau » à la sélection ou lui retirer cet état.

Les actions signalées par un drapeau apparaissent dans la perspective Avec drapeau. Si un drapeau est appliqué à un groupe d’actions, toutes les actions de ce groupe héritent du drapeau.
Type (groupes d’actions uniquement) : cet interrupteur permet de déterminer le type du groupe. Les groupes d’actions peuvent être parallèles ou séquentiels.
Projet : ce champ permet de définir le projet des actions.

Vous pouvez changer le projet des actions en saisissant un autre nom de projet dans le champ ou en cliquant sur la flèche vers le bas pour afficher une liste. Pour créer un projet destiné à la sélection, saisissez-le dans le champ, puis choisissez Créer [nom du nouveau projet] (ou appuyez sur les touches Commande-Retour). Cliquez sur Aller au projet pour ouvrir le projet associé dans la perspective Projets.
Terminer avec dernière action (groupes d’actions uniquement) : cette case à cocher détermine si l’état du groupe devient automatiquement Terminé lorsque le dernier élément est terminé. (Si elle n’est pas cochée, l’état du groupe doit être réglé manuellement sur Terminé.)

Projet

La section Projet est affichée lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs projets.

Section Projet de l’inspecteur.

Cette section comprend les attributs suivants :

État : commutateur permettant de définir l’état de la sélection. L’état d’un projet peut être Actif, En attente, Terminé ou Abandonné.

Par défaut, l’état des projets est Actif. Pour plus d’informations sur la signification de chaque état et sur la manière dont ils influencent la disponibilité des éléments au sein du projet, consultez la section État du projet.
Drapeau : le drapeau peut être vide (sans drapeau), complètement orange (avec drapeau), à moitié rempli (sélection mixte) ou avec un pourtour orange (drapeau hérité). Cliquez dessus pour attribuer l’état « avec drapeau » à la sélection ou lui retirer cet état.

Lorsqu’un projet est signalé par un drapeau, les actions qu’il contient héritent de ce drapeau et apparaissent dans la perspective Avec drapeau.
Type : commutateur permettant de définir le type de la sélection. Les projets peuvent être Séquentiels, Parallèles ou constitués d’Actions uniques.

Les projets présentent par défaut le type Parallèle (ce réglage peut être modifié dans les préférences Organisation). Pour en savoir plus sur la signification de chaque type et sur la manière dont ils influencent la disponibilité des éléments au sein du projet, consultez la section Type de projet.
Terminer avec dernière action : cette case à cocher détermine si l’état du projet devient automatiquement Terminé lorsque la dernière action est terminée. (Si elle n’est pas cochée, l’état du projet doit être réglé manuellement sur Terminé.)

Les projets d’actions individuelles n’affichent pas cet attribut puisqu’ils n’ont pas de dernière action et ne sont pas considérés comme terminés.

Tag

La section Tag est affichée lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs tags dans une présentation qui affiche des listes de tags dans la structure ou la barre latérale.

Section Tag de l’inspecteur.

Cette section comprend les attributs suivants :

État : commutateur permettant de définir l’état de la sélection. L’état d’un tag peut être Actif, En attente ou Abandonné.

Par défaut, l’état des tags est Actif. Pour plus d’informations sur la signification de chaque état et sur la manière dont ils influencent la disponibilité des éléments auxquels le tag est associé, consultez la section État du tag.
Ajouté le : affiche la date à laquelle le tag a été ajouté à votre base de données OmniFocus. Cette valeur est définie à la création du tag et ne peut pas être modifiée.
Modifié le : affiche la date de la dernière modification du tag. Cette valeur est automatiquement actualisée lorsque vous modifiez le tag et ne peut pas être modifiée directement.

État

La section État est affichée lorsque vous sélectionnez plusieurs éléments de type différent.

Section État de l’inspecteur.

Cette section comprend les attributs suivants :

État : commutateur permettant de définir l’état de la sélection. L’état des sélections comprenant des éléments de types différents peut être converti en Actif, Terminé ou Abandonné.
Drapeau : le drapeau peut être vide (sans drapeau), complètement orange (avec drapeau), à moitié rempli (sélection mixte) ou avec un pourtour orange (drapeau hérité). Cliquez dessus pour attribuer l’état « avec drapeau » à la sélection ou lui retirer cet état.

Tags

Utilisez la section Tags de l’inspecteur pour ajouter des tags aux éléments de la sélection actuelle ou réexaminer les tags déjà associés à ces éléments. Lorsque plusieurs éléments sont sélectionnés, la liste inclut tous les tags qui leur sont associés.

Section Tags de l’inspecteur.

Les tags représentent des associations entre les tâches, vous-même et le monde environnant. Cliquez sur le champ dans l’inspecteur et commencez à saisir du texte pour ajouter un tag à un élément ; les tags existants sont disponibles pour la saisie automatique. Pour créer un tag destiné à la sélection, saisissez-le dans le champ, puis choisissez Créer [nom du nouveau tag] (ou appuyez sur les touches Commande-Retour).

Vous pouvez associer autant de tags que vous souhaitez à un élément. Lorsque des tags sont associés à une sélection, vous pouvez cliquer sur un tag en maintenant la touche Contrôle enfoncée pour l’afficher dans la perspective Tags ou le supprimer de la sélection.

Dates

Utilisez la section Dates de l’inspecteur pour définir des attributs chronologiques aux éléments qui nécessitent une date de début, de fin ou les deux. Cette section affiche également les heures de création, de modification ou de réalisation des éléments.

Section Dates de l’inspecteur.

Durée estimée

Utilisez le champ Durée estimée pour indiquer le temps (en minutes ou en heures) nécessaire selon vous pour accomplir la tâche correspondante.

La durée estimée est particulièrement utile lors de la configuration de Icône indiquant que cette fonction fait partie d’OmniFocus Pro. perspectives personnalisées, car vous pouvez utiliser cette valeur afin de créer des perspectives pour des tâches dont l’exécution nécessite un certain temps.

Reporter à

Utilisez le champ Reporter à pour fixer ou modifier la date de report de la sélection. Utilisez les boutons +1 jour, +1 semaine et +1 mois situés sous le champ pour ajouter une nouvelle date de report correspondant à la date actuelle augmentée de la valeur du bouton, ou ajouter la valeur du bouton à la date existante.

Lorsqu’une date de report est définie pour un élément, il n’est pas considéré disponible pour être traité tant que la date n’est pas atteinte.

Si une date de report est définie pour un projet ou un groupe, les éléments qu’il contient adoptent cette date. (Une date de report ultérieure définie directement pour l’élément remplacera la date héritée.)

Échéance

Utilisez le champ Échéance pour fixer ou modifier la date d’échéance de la sélection. Utilisez les boutons +1 jour, +1 semaine et +1 mois situés sous le champ pour ajouter une nouvelle date d’échéance correspondant à la date actuelle augmentée de la valeur du bouton, ou ajouter la valeur du bouton à la date existante.

Lorsqu’une date d’échéance est définie pour un élément, cet événement arrive à échéance à cette date (et à échéance proche en fonction de vos préférences Dates et heures).

Si une date d’échéance est définie pour un projet ou un groupe, les éléments qu’il contient adoptent cette date. (Une date d’échéance antérieure définie directement pour l’élément remplacera la date héritée.)

Terminé

Utilisez le champ Terminé pour fixer ou modifier la date d’achèvement de la sélection. Si l’état de la sélection est différent de Terminé, la saisie d’une date dans ce champ (même s’il s’agit d’une date future) convertit l’état en Terminé.

Abandonné

Utilisez le champ Abandonné pour fixer ou modifier la date d’abandon de la sélection. Si l’état de la sélection n’est pas Abandonné, la saisie d’une date dans ce champ (même s’il s’agit d’une date future) convertit l’état en Abandonné.

Date d’ajout et Date de modification

Date à laquelle la sélection a été ajoutée à OmniFocus et date à laquelle elle a été modifiée. Ces valeurs sont dérivées de votre historique de modification et ne peuvent pas être modifiées directement.

Formats de date pris en charge

Vous pouvez faire preuve de créativité lorsque vous saisissez des dates, car OmniFocus est capable de deviner ce que vous voulez dire. Par exemple :

2j, -3s, 1h, 1a1m, etc. : ces dates et heures relatives déterminent la date par rapport à l’instant présent. Les valeurs négatives correspondent à des moments passés.
2 jours, -3 semaines, 1 heure, 1 an 1 mois, etc. : vous pouvez également utiliser le nom complet des unités.
Hier, demain, cette nuit, jeudi prochain, le mois dernier, ce vendredi, etc. : vous pouvez faire référence aux dates relatives à l’aide de mots courants. « Ce », « suivant » et « dernier » ont des significations particulières : « Ce vendredi » désigne toujours le vendredi de cette semaine, « vendredi suivant » désigne toujours le vendredi de la semaine suivante et « vendredi dernier » désigne toujours le vendredi de la semaine précédente, indépendamment de la date du jour. Les autres unités fonctionnent de la même manière.
Septembre, vendredi, 2019, etc. : si vous saisissez le nom d’une période spécifique, la date précise correspond au début de la période. Septembre signifie donc le 1er septembre.
23/05/08 10h, 30.09.09 14h00*, etc. : vous pouvez utiliser le format de date abrégée tel qu’il est défini dans la sous-fenêtre Langue et région des Préférences Système.
2s sam, 4j @ 17 h, lun 6 h, mar 6 août 17 h, etc. : combinez les formats disponibles à votre guise.
Maintenant, 9, 14 h 00, dem, etc. : OmniFocus s’efforce de deviner les éléments, comme les nombres isolés, les heures et les mots tronqués. Essayez à loisir toutes les combinaisons qui vous paraissent reconnaissables.

Répétition

Utilisez la section Répétition de l’inspecteur pour configurer des tâches à effectuer de manière régulière.

Section Répétition de l’inspecteur.

Cochez la case Répéter chaque pour indiquer qu’un élément est répété. Les éléments peuvent être configurés afin de se répéter en fonction de divers critères qui apparaissent progressivement à mesure que vous choisissez des options dans l’éditeur de répétition.

Intervalle de répétition

Choisissez un nombre de minutes, d’heures, de jours, de semaines ou de mois qui s’écoulent pour chaque cycle de répétition. Lorsque des semaines ou des mois sont choisis, des options personnalisées supplémentaires deviennent disponibles.

Jours de la semaine

Avec un intervalle de semaines, l’option permet d’appliquer la répétition certains jours de la semaine (par exemple, lundi, mercredi et vendredi). Avec un intervalle de mois, l’option permet d’appliquer la répétition un certain jour de la semaine, du premier au cinquième (ou dernier) du mois.

Jours du mois

Avec un intervalle de mois, l’option permet d’appliquer la répétition à certaines dates de calendrier du mois (ou le dernier jour du mois).

Programmer le prochain

Si l’élément possède une date de report, choisissez si l’accomplissement de l’élément programme la prochaine occurrence comme suit :

Date d’échéance : l’élément doit être terminé à nouveau d’ici cette date, ou
Reporter à la date : l’élément devient à nouveau disponible à cette date.

Répéter à partir de

Choisissez si l’accomplissement de l’élément programme la prochaine occurrence à partir de :

Échéance : l’intervalle de répétition commence lorsque l’élément est terminé, ou
Dates attribuées : l’intervalle de répétition commence à la date attribuée à l’origine.

Notifications

Utilisez l’inspecteur Notifications pour afficher les notifications définies pour un élément sélectionné, pour ajouter de nouvelles notifications personnalisées ou pour supprimer des notifications indésirables.

OmniFocus utilise la technologie introduite dans macOS Mojave pour son système de notifications, afin de fournir des alertes sur votre Mac même si l’application est fermée. Cela signifie que la fonction de notifications n’est pas disponible dans OmniFocus si vous utilisez un système d’exploitation antérieur à macOS Mojave (10.14).

Section Notifications de l’inspecteur.

Cet inspecteur contient une liste de notifications actuellement définies pour l’élément, ainsi qu’une commande permettant d’ajouter de nouvelles notifications personnalisées.

Toutes les notifications, y compris celles qui sont automatiquement créées en fonction de vos préférences, peuvent être supprimées d’un élément en cliquant sur Cliquez sur X pour supprimer une notification figurant dans la liste affichée dans l’inspecteur Notifications. à côté des notifications souhaitées sur leurs lignes respectives.

Si vous avez défini des notifications qui n’apparaissent pas au moment voulu, assurez-vous que l’option Notifier sur ce Mac est cochée dans les préférences Notifications.

Notifications basées sur des préférences

En fonction de vos préférences Notifications et des attributs que vous avez définis pour un élément, trois notifications peuvent être créées automatiquement pour cet élément.

Reporté : si une date de report est fixée et si l’option Reporté est cochée dans les préférences, une notification est automatiquement ajoutée pour la date de report.
Début au plus tard : si une date d’échéance et une durée estimée ont été fixées pour l’élément, et si l’option Début au plus tard est cochée dans les préférences, une notification est créée pour la date la plus tardive possible permettant d’accomplir la tâche à la date d’échéance.
Échéance : si une date d’échéance est fixée et si l’option Échéance est cochée dans les préférences, une notification est automatiquement ajoutée pour la date d’échéance.

Notifications personnalisées

Utilisez le menu déroulant Ajouter une notification pour créer une notification correspondant à l’un des types suivants :

Avant l’échéance : ajoute une notification qui survient un certain moment avant l’échéance de l’élément. Les notifications de ce type dépendent de la date d’échéance des éléments. Cela signifie qu’en cas de modification ou de suppression de la date d’échéance, le moment de la notification est lui-même modifié.
Personnalisé : ajoute une notification survenant à la date et à l’heure que vous choisissez dans le calendrier accompagnant cette option. Cette notification fixe ne dépend d’aucun autre facteur, autrement dit la date et l’heure de cette notification ne changent pas, même si vous modifiez d’autres dates de l’élément.

Révision

La section Révision de l’inspecteur vous permet de modifier la fréquence de révision d’un projet et de modifier la date de la prochaine révision programmée d’un projet.

Section Révision de l’inspecteur.

Prochaine révision

Utilisez ce champ pour définir la date de la prochaine révision programmée du projet.

Réviser chaque

Cette option vous permet de déterminer la fréquence de révision du projet en jours, semaines, mois ou années. (La fréquence par défaut est « toutes les semaines » en commençant une semaine après la création du projet.)

Dernière révision

Date de la dernière révision du projet. Cette valeur est dérivée de votre historique de modification et ne peut pas être modifiée directement.

Notes et pièces jointes

Utilisez la section Note de l’inspecteur pour ajouter, afficher et modifier n’importe quelle note ou pièce jointe associée aux éléments sélectionnés.

Section Note de l’inspecteur.

Pour ajouter une note à un élément, cliquez sur l’icône de note Icône sur une ligne d’élément indiquant que le champ de note correspondant est vide. dans la structure à côté du titre de l’élément, éditez le champ de note dans l’inspecteur ou choisissez Édition > Modifier la note.

Le texte des notes est indexé avec les titres des éléments pour les besoins de la recherche dans OmniFocus. L’ajout de texte dans des notes est un excellent moyen d’inclure des informations permettant de retrouver un élément sans encombrer son champ de titre.

Outre le texte clair, les notes prennent en charge le texte enrichi ainsi que les styles, les couleurs et les polices personnalisés. Les notes prennent également en charge les liens hypertextes ; toute adresse URL que vous saisissez dans le champ d’une note est automatiquement transformée en lien interactif.

Le champ Note affiche également toutes les pièces jointes associées à l’élément actuellement sélectionné.

Ajout de fichiers en pièces jointes

Après avoir sélectionné une action ou un projet, choisissez Édition > Joindre le fichier. Cela permet d’ouvrir une zone de dialogue de sélection de fichiers dans laquelle vous pouvez naviguer pour retrouver le fichier à inclure en pièce jointe. Vous pouvez soit établir un lien vers le fichier dans votre système, soit intégrer le fichier dans votre base de données (l’option d’intégration est sélectionnée par défaut).

Lorsque vous intégrez une pièce jointe et que vous synchronisez OmniFocus, ce fichier est copié dans votre base de données OmniFocus et stocké sur le serveur de synchronisation, afin que vous puissiez l’utiliser chaque fois que vous en avez besoin.

Sélectionnez cette option si vous voulez accéder au fichier à partir d’autres appareils. Si vous choisissez de joindre le fichier sous forme de lien, il est enregistré localement sur votre système et n’est pas inclus avec vos autres données OmniFocus.

En raison de différences dans les formats de fichier pris en charge par iOS, les pièces jointes ajoutées dans OmniFocus pour Mac ne peuvent pas toutes être ouvertes dans OmniFocus pour iOS.

Liste des pièces jointes

La liste des pièces jointes (Fenêtre > Liste des pièces jointes) vous offre un accès direct à tous les fichiers joints à votre base de données. Cela peut se révéler pratique pour trouver des éléments du contenu de référence que vous avez ajouté à vos actions et à vos projets.

Fenêtre Liste des pièces jointes.

La liste des pièces jointes présente toutes vos pièces jointes accompagnées d’une vignette, de la taille du fichier et de la date d’ajout. Cliquez sur un titre de colonne pour trier la liste en fonction de l’attribut correspondant (dans l’ordre ascendant ou descendant). Cliquez sur le triangle d’affichage, à gauche sur la ligne d’une pièce jointe, pour afficher les éléments auxquels elle est associée dans la base de données ou double-cliquez sur la pièce jointe pour y accéder directement.

Vous pouvez également utiliser la liste des pièces jointes pour effacer d’anciennes pièces jointes et réduire ainsi l’espace occupé par votre base de données sur vos appareils (opération particulièrement utile en cas de synchronisation).

Pour supprimer une pièce jointe dont vous n’avez plus besoin, sélectionnez-la dans la liste, puis cliquez sur le bouton Supprimer dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. La zone de dialogue de suppression indique le nombre de pièces jointes sélectionnées en vue de leur suppression et le nombre d’éléments individuels auxquels ces pièces jointes sont associées dans la base de données.

Pour sélectionner plusieurs pièces jointes à la fois, vous pouvez cliquer sur les différentes pièces souhaitées en maintenant la touche Commande enfoncée, cliquer en maintenant la touche Majuscule enfoncée pour sélectionner une plage de pièces jointes ou utiliser la commande Tout sélectionner (Commande-A) pour sélectionner toutes les pièces jointes de la liste.

Si vous voulez récupérer des pièces jointes dans votre base de données (avant une grande suppression, par exemple), sélectionnez-les dans la liste et cliquez sur Exporter. Un panneau d’exportation est alors affiché pour vous permettre de choisir le dossier de votre Mac dans lequel vous voulez enregistrer les pièces jointes. Naviguez jusqu’au dossier destinataire sélectionné et cliquez à nouveau sur Exporter pour enregistrer les copies des fichiers sur votre disque dur.